1. Démarches administratives
Un stage d’une durée de plus de 44 jours ouvrés (calculer le nombre de jours ouvrés) fait obligatoirement l’objet d’une gratification (4,35 € par heure de stage) à l’exception uniquement des étudiants salariés. Une bourse pour mobilité (ERASMUS+, CAMPUS-FRANCE, …) ou un ordre de mission ne se substitue pas à la gratification qui reste due.
- Pour tous les stages SAUF les stages gratifiés par le CNRS:
Le formulaire d’accueil d’un stagiaire est obligatoire pour tout accueil d’un stagiaire dans les locaux du LOCEAN, que le stage soit gratifié ou non gratifié ou qu’il soit gratifié par une source de financement non-géré par le LOCEAN. Le formulaire est à compléter et à envoyer à adm-support@locean.ipsl.fr le plus tôt possible.
a) L’encadrant complète le premier cadre (en orange) et remet le formulaire à l’étudiant,
b) L’étudiant complète la partie 2 et transmet lui-même le formulaire à adm-support@locean.ipsl.fr avec les documents listés en bas de la 1re page.
c) La convention de stage signée par l’étudiant et l’encadrant est envoyé par l’étudiant à adm-support@locean.ipsl.fr. Idéalement en même temps que l’envoi du formulaire d’accueil et des pièces justificatives b)
IMPORTANT : Les dossiers de demande d’accueil d’un stagiaire doivent être transmis à adm-support@locean.ipsl.fr 5 semaines avant le début du stage. En effet, une fois la convention de stage signée par la direction du LOCEAN, celle-ci doit être retournée à l’établissement d’enseignement pour la signature du responsable de la formation afin de s’assurer que le sujet de stage correspond bien aux objectifs pédagogiques de la formation suivie. Merci de veiller au maximum à respecter ces délais.
- Cas particulier des stages gratifiés par le CNRS:
Dans le cadre de l’amélioration de l’égalité de chances face aux stages, le CNRS impose une procédure spécifique:
a) les offres de stage gratifiés par le CNRS doivent être publiées pendant au moins 21 jours sur l’application https://emploi.cnrs.fr .
b) le recrutement se fera sur https://webcontrat.cnrs.fr/canope.
c) La convention de stage signée par l’étudiant et l’encadrant et les pièces justificatives seront à déposer sur cette plateforme. Dans ce cas, la procédure via le formulaire d’accueil n’est plus nécessaire.
Voir la présentation explicative donnée par Eric Fourlon le 10 février 2025
2. Convention de stage
La convention de stage émane du secrétariat pédagogique de la formation de l’étudiant.
- pour toutes les stages SAUF les stages gratifiés par le CNRS:
a) Elle doit être remplie en 3 exemplaires minimum (autant d’exemplaires que de signataires sur la convention) par l’étudiant et son encadrant et signée par eux deux.
b) Elle est alors envoyée par l’étudiant au LOCEAN pour signature par le DU à adm-support@locean.ipsl.fr. Idéalement cet envoi se fait en même temps que l’envoi du formulaire d’accueil et des pièces justificatives. Sinon, merci de conserver le même numéro de ticket que lors de l’envoie du formulaire et des pièces justificatives. Dans ce cas, la convention de stage est donc transmise au LOCEAN (et en aucun cas directement à la tutelle) par l’étudiant.
c) Elle sera renvoyée par mail à l’étudiant, dès signature par le DU, qui devra alors la faire signer au responsable pédagogique de son établissement d’enseignement.
d) Enfin l’étudiant devra transmettre une copie finale avec toutes les signatures par mail au LOCEAN à adm-support@locean.ipsl.fr en conservant le numéro de ticket qui a été généré durant vos précédents échanges.
- pour les stages gratifiés par le CNRS:
a) Elle doit être remplie par l’étudiant et son encadrant et signée par eux deux.
b) Elle est alors téléversée en même temps que toutes vos pièces justificatives sur https://webcontrat.cnrs.fr/canope. Dans ce cas, la convention de stage est donc transmise directement à la tutelle sans passer par le LOCEAN.
c) Elle sera renvoyée après signature du CNRS et l’étudiant devra alors la faire signer par responsable pédagogique de son établissement d’enseignement.
d) Enfin il faudra que l’étudiant téléverser une copie finale avec toutes les signatures.
Remarque: Si la convention de stage n’est pas signée préalablement par l’étudiant et l’encadrant, celle-ci sera renvoyée à l’étudiant.
- Nom de l’organisme d’accueil Sorbonne Université : Sorbonne Université
- Numéro de Siret de l’organisme d’accueil (si le stage a lieu en France) : 130 023 385 00011
- Adresse du siège social : 21, Rue de l’École de Médecine 75006 PARIS
- Code APE : 8542Z
- Nom et prénom et fonction du représentant légal de l’organisme d’accueil : Mme Nathalie DRACH-TEMAM, Présidente de Sorbonne Université.
Si l’organisme payeur est le CNRS, voilà les données à faire figurer sur la convention
Congés/absences de stagiaires
Les stagiaires n’ont pas à proprement parler de « congés » car ils reçoivent une gratification et non un salaire. Des absences peuvent néanmoins être autorisées. Elles doivent être inscrites dans la convention, dans la section prévue à cet effet. Pendant cette période d’absence, le stagiaire ne sera pas gratifié. Attention, la gratification est due à partir d’une durée minimale de 45 jours de présence effective, hors jours d’absence autorisés.